O feedback é uma resposta a um estímulo oferecido como uma forma de avaliação. Ele tem o objetivo de fazer o interlocutor entender como o seu comportamento foi interpretado ou recebido pelo outro. É uma comunicação de investimento na relação, ou seja, dar um feedback significa que você se importa com o outro o suficiente para sair da sua zona de conforto para ter uma conversa que precisa ser tratada com carinho e cuidado.
Por que é importante dar um feedback?
O feedback é uma forma de direcionar o colaborador para uma melhora profissional. Ele pode ser utilizado para reconhecer o trabalho de uma pessoa, alinhar estratégias, aumentar a qualidade dos serviços prestados pela empresa e também para traçar um plano de crescimento para cada colaborador.
Como dar um feedback?
Agora iremos sugerir algumas dicas desde a preparação para o feedback, para o feedback de fato e pós-feedback serem agradáveis e a mensagem seja passada da melhor maneira para obter os resultados esperados.
Antes do Feedback
Antes de iniciar o seu feedback certifique-se você está realmente pronto. Sei que estou pronto para dar um feedback quando:
Coloco o problema a frente de questões individuais acerca daquela pessoa e assumo minha responsabilidade;
Estar disposto a ouvir, fazer perguntas e aceitar o fato de não estar entendendo a questão completamente;
Conseguir explicar como solucionar os desafios irá ajudar a pessoa a crescer e a aproveitar novas oportunidades.
Prepare-se
Você deve analisar a situação como um todo e anotar os pontos relevantes a serem tratados antes do feedback.
Monte um roteiro com os principais tópicos a serem abordados e como serão abordados de acordo com o perfil da pessoa. O roteiro deve conter as principais atitudes positivas e negativas da pessoa, suas consequências e sugestões de melhoria. Pense em como será passada a mensagem de forma clara e objetiva.
Escolha do momento correto
Antes de iniciar o feedback, coloque-se no lugar da pessoa que o receberá, pense em como ela poderá se sentir mais confortável e se o momento em que você estará falando com ela é o mais favorável.
Durante o feedback
Torne o clima mais ameno, mas seja claro e preciso
Para seguir a melhor forma de como fazer feedback, você deve criar um clima inicial favorável, falar com tranquilidade e buscar utilizar um tom ameno a fim de não parecer uma bronca.
Vá direto ao ponto de maneira objetiva.
Ao invés de dizer: “Você ficou responsável de preparar uma lista de clientes, o prazo era ontem. Será que você teve tempo de preparar a listagem dos clientes?”
Diga: “Você ficou de entregar a lista de clientes até o meio-dia de ontem. O que aconteceu para que você não cumprisse o prazo combinado?”.
Use informações baseadas em fatos
Use aqueles pontos importantes anotados referentes ao comportamento do colaborador, tanto positivos como negativos. Ao invés de dizer frases como “Você me deixou na mão”, “Você me decepcionou”, diga “Você precisava entregar esse relatório até ontem mas não enviou até agora. O que podemos fazer para melhorar isso?”.
Cite o impacto das informações citadas
Muitas vezes o colaborador não percebe os impactos negativos de suas ações, e você, como pessoa escolhida a dar o feedback, deve deixá-los o mais claro possível. Por exemplo: “Como não recebemos esse relatório, precisamos atrasar a entrega do projeto em uma semana”.
Substitua algumas frases
Troque o “mas” pelo “e”: Em vez de dizer “Você tem um bom relacionamento com os clientes, mas não consegue vender…”, diga: “Você tem um bom relacionamento com os clientes e não consegue vender…”.
Troque o “tentar” pelo “fazer”: Em vez de dizer “Por favor, tente ir à reunião hoje”, diga: “Por favor, vá à reunião hoje.”
Troque o “se” por “quando”: Em vez de dizer “Se você concluir o relatório…”, diga: “Quando você concluir o relatório…”.
Troque o “espero” por “sei”: Em vez de dizer “Eu espero que você realize no prazo”, diga: “Eu sei que você vai realizar no prazo.”
Passo a passo para um bom feedback
1. Momento de descontração
Inicie o feedback perguntando como a pessoa está e fazendo ela se sentir à vontade com aquele momento.
2. Reconheça os pontos positivos
Lembre de ressaltar os pontos positivos daquele colaborador, elogiar trabalhos bem feitos e ressaltar como aqueles pontos positivos são importantes para a empresa.
3. Apresente pontos de melhoria
Mostre quais são os possíveis pontos de melhoria daquela pessoa e tente dar dicas de atitudes que ela pode tomar para que essa mudança ocorra.
4. Alinhe as expectativas
Deixe claro o que você espera daquela pessoa e ressalte as atitudes que devem ser tomadas.
Após o Feedback
Após o feedback, relembre a pessoa de que aquilo não é algo pessoal, de que não deve alterar o relacionamento de vocês e que foi difícil para ambos, mas foi preciso porque você acredita no potencial dela e quer vê-la melhorando sempre.
Dar feedback não é suficiente para que ocorra mudança de comportamento. Demonstre a importância que você dá para as mudanças por meio do seu acompanhamento e reforços positivos.
Autores: Caroline Rodrigues, Elisa Heberle, Eloyna Padilha, Gabriel Munhoz, Mateus Iensen, Marcia Nakashima, Natália Carvalho e Rebeca Paschoa.
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